Wprowadzenie

Michał Bojko, pomysłodawca, twórca I inicjator wydarzeń z cyklu "Time for SharePoint" zaproponował mi udział w mniejszym nieco wydarzeniu niż nasze poprzednie konferencje, a mianowicie w projekcie Time for SharePoint Punch. Założeniem tego projektu (który jak zawsze nieco się przeciągnął, również z mojej winy) jest opowiedzenie o rozwiązaniach platformy SharePoint w sposób możliwie przystępny dla końcowych użytkowników. Długo nie wiedziałem o czym napisać, bo po wprawdzie tematów jest sporo, ale nie do końca wiem czy wszystkie nadają się na dość krótki z założenia artykuł.

Uratował mnie klient, u którego ostatnio prowadziłem rozmowy przed-wdrożeniowe (tak naprawdę rozmawiając o planach na plan przed-wdrożenia rozwiązania kolaboracyjnego jakim jest SharePoint). Tam właśnie pojawiło się pytanie: SharePoint zdalny czy lokalny?

Założenia

Jedyne porównanie jakie mi przychodzi do głowy to użycie wersji SharePoint dla małej (bardzo małej firmy), która chciałaby „po prostu" współdzielić dokumenty w swojej organizacji, mając jednocześnie kontrole nad nimi samymi oraz kosztami ich utrzymania.

W tym wypadku dla naszego porównana możemy użyć:

• SharePointa pracującego lokalnie: SharePoint Foundation 2010
• SharePointa pracującego zdalnie: SharePoint Online w ramach Office 365

Dlaczego jedyne i dlaczego tylko te dwa produkty? Bowiem mimo całej mej miłości do SharePoint Server 2010 (najlepiej oczywiście w wersji Enterprise) śmiało stwierdzam, że to bardzo droga kochanka. Tak serwer jest rodzaju męskiego, ale farma i instancja już nie... Zostawmy ten wątek. Nie czas i miejsce na aż tak filozoficzne dysputy w ramach tego artykułu.

Jakie przyjmujemy założenia dla naszego porównania:

• nieduża firma (small biznes) 15 użytkowników / max 25 użytkowników
• komputery klienckie posiadające oprogramowanie zgodne z wymaganiami (załóżmy tendencyjnie Windows 7, Office 2010, Internet Explorer 8 itp.)
• stabilne łącze internetowe zewnętrzne
• istniejąca sprawna wewnętrzna sieć firmowa
• istniejąca podstawowa struktura Active Directory (na potrzeby poczty i uprawnień)

To w zasadzie wszystkie wspólne założenia, wymagania jakie musimy spełnić, aby użyć lokalnej lub zdalnej wersji naszego rozwiązania do współpracy.

Microsoft Office 365 (wraz z SharePoint OnLine)

Zacznijmy od Microsoft Office 365, gdzie w gamie kilku produktów znajdziemy również SharePoint Online. Innymi produktami są: Office Professional Plus - obsługa dokumentów, Exchange Online - dostarczanie poczty, Lync Online - komunikacja wewnętrzna, Office Web Apps - dostęp do dokumentów przez przeglądarkę. Ja jednak zajmę się głównie platformą do wymiany dokumentów i kolaboracji (celowo będę używał tego słowa, mając nadzieję, że kiedyś zniknie ono z naszego słownika jako synonim czegoś niestosownego i złego, a zacznie być używane zgodnie ze swoja etymologią).

Sam pakiet to połączenie nowych funkcjonalności (takich jak Lync) ze starymi (Exchange i zmieniony BPOS). Dostępne są dwa plany sprzedaży (a co za tym idzie płatności) i jeden edukacyjny. Nas interesuje plan P - Usługa Office 365 dla specjalistów i małych firm, o właściwościach które zostały opisane w założeniach.

Kupujemy usługę w pakiecie, za cenę 6$ miesięcznie za użytkownika, dostajemy cały pakiet: poczta, kalendarz, obsługa dokumentów, kolaboracja, spotkania online, wiadomości błyskawiczne i to wszystko w ramach gwarancji dostępności zawartej w umowie SLA na poziomie 99,9% (temat SLA jest znacznie szerszy niż mogę tutaj go opisać, więc zapraszam na moje sesje online lub offline). Zanim przejdziemy dalej zwróćmy uwagę na wymagania podawane przez producenta:

• Wymagania dotyczące systemów operacyjnych - Windows XP z dodatkiem SP3, Windows Vista z dodatkiem SP2, Windows 7, Mac OS X 10.5 (Leopard), 10.6 (Snow Leopard), Windows Server 2003, Windows Server 2008
• Wymagania dotyczące klientów pakietu Office - Office 2007 z dodatkiem SP2 lub Office 2010, Office 2008 dla komputerów Mac i Entourage 2008 Web Services Edition, Office 2011 dla komputerów Mac i Outlook 2011 dla komputerów Mac, .NET 2.0 lub nowsza, Lync 2010
• Wymagania dotyczące przeglądarek (Centrum administracyjne i Portal firmy) - Internet Explorer 7 lub nowszy, Firefox 3 lub nowszy, Safari 4 lub nowsza, Chrome 3 lub nowszy
• Wymagania dotyczące przeglądarek (aplikacja Outlook Web App) - Internet Explorer 7 lub nowszy, Firefox 3 lub nowszy, Safari 3 lub nowsza w systemie Macintosh OS X 10.5, Chrome 3 lub nowszy (dostępna jest również uproszczona wersja aplikacji Outlook Web App oferująca ograniczony zestaw funkcji w większości przeglądarek)
• Usługa Active Directory - aby korzystać z opcjonalnych funkcji synchronizacji katalogów i federacji tożsamości, należy skonfigurować pojedynczy las usługi Active Directory w firmie.

Jeśli już w jakimkolwiek stopniu zainteresowaliśmy się tym pakietem, tym rozwiązaniem - zanim zdecydujemy się na użycie go biznesowo, możemy przez miesiąc przetestować pakiet za darmo. Następnie możemy się zdecydować na opłatę stałą: 25 użytkowników x 6 USD = 150 USD (x ca. 4 PLN = 600 PLN) miesięcznie co nam daje około 7 200 PLN za pierwszy rok (umowa dwunastomiesięczna jest wymaganym minimum).

W zamian czego dostajemy 2 GB przestrzeni na dokumenty i witryny SharePoint 2010 dla każdego użytkownika, konto pocztowe funkcjonujące w Exchange 2010, możliwość obsługi aplikacji poprzez witrynę web i/lub aplikację desktopową oraz komunikację wewnętrzną oparta o Lync Server, a także ochronę antywirusowa w ramach ForeFront for SharePoint.

Errata

1. Zgodnie z tym co zgłosił jeden z czytelników faktyczna wielkość przestrzeni dla instalacji SharePoint Online wynosi zgodnie z dokumentacją 10 GB na początek + 500 MB dla każdego użytkownika. Wartość 2GB dotyczyła wielkości organiczenia na jeden site w ramach usługi BPOS (która to wartość niektórzy dostawcy z terenu Stanów Zjednoczonych dalej oferują klientom).

2. Jeżeli przyjmiemy (a powinniśmy) ceny obowiązujące na rynek europejski, wówczas równanie wychodzi nam odrobinę inaczej: 25 użytkowników x 5,25 EUR = 131 EUR (x ca. 4,3 PLN = 565 PLN) miesięcznie, co nam daje około 6 773 PLN za pierwszy rok.

Całkiem ciekawie wygląda zestaw funkcjonalności dla SharePoint Online (wyciąg ze stron Microsoft):

• Zarządzanie ważnymi dokumentami i udostępnianie ich kolegom.
• Udostępnianie kolegom osobistych analiz i aktualizacji stanu.
• Synchronizowanie pracy zespołów i zarządzanie ważnymi projektami.
• Łatwe wyszukiwanie ważnych dokumentów i osób.
• Dostęp do aktualnych informacji i wiadomości firmowych.
• Tworzenie dokumentów pakietu Microsoft Office i zapisywanie ich bezpośrednio w usłudze SharePoint Online.
• Ochrona ważnej zawartości przy użyciu uprawnień na poziomie dokumentu.
• Dostęp do ważnych dokumentów offline przy użyciu obszaru roboczego programu SharePoint.
• Umożliwienie komunikacji ze współpracownikami w czasie rzeczywistym z usługi SharePoint Online.
• Kontrolowanie świadczenia usług, monitorowania i raportowania przy użyciu pojedynczej konsoli ułatwiającej zarządzanie.

Do tego potrzebujemy jeszcze kogoś, kto będzie nam tym wszystkim zarządzał. W zasadzie opiera się to na kontrolowaniu współpracy między Centrum Hostującym Microsoft a klientem, który wykupił owa funkcjonalność. Zupełnie nie przejmujemy się infrastruktura techniczną (serwer, prąd, dyski, pamięć, klimatyzacja, części zapasowe, backup), musimy pamiętać o rachunkach, wymaganiach użytkowników, nadawaniu i odbieraniu uprawnień. Ktoś z naszej firmy (albo wynajęty z zewnątrz specjalista otrzymuje rolę: Administratora Organizacji. Posiada on wszelkie uprawnienia do pracy na naszym środowisku (nad wszystkim innymi użytkownikami). Niejako na samym początku musimy wybrać tę osobę, uwzględniając jej wiedzę informatyczną (można skorzystać z partnerów Microsoft, którzy takie usługi dodatkowo (czyt. Odpłatnie) świadczą) oraz językową (głównym językiem komunikacji jest angielski).

Jak zacząć? Krótki wpis na blogu o tym jak to zrobić jest już dostępny. Czas jaki potrzebny był do stworzenia wersji pierwszej (nie końcowej bo przed nami jeszcze dużo pracy nad stronami, użytkownikami, dokumentami, uprawnieniami, szkoleniem itp., itd.) to około kwadransa. I w zasadzie środowisko jest gotowe do pracy. Łatwiutkie, nieprawdaż?

Microsoft SharePoint Foundation 2010

Wymagania dla tego środowiska są zupełnie inne. Po pierwsze potrzebujemy serwera (oczywiście najlepiej osobnego, ale już Windows Small Business Server 2008 /R2 wystarczy). Ważne tylko by zapewnić odpowiednią ilość pamięci RAM, przestrzeni dyskowej i mocy procesora. Jak dokładne są to wymagania podaję poniżej:

Wymagania sprzętowe:

• Procesor - 64-bit, cztery rdzenie
• Pamięć RAM - 4 GB dla pracy deweloperskiej 8 GB dla pracy w trybie produkcyjnym (czy to na jedno, czy wieloserwerowej instalacji)
• Dysk twardy = 80 GB na dane systemowe

Wymagania software'owe:

• Windows Server 2003/ 2008 / 2008 R2 64-bit
• Web Server (IIS) role
• Application Server role
• Microsoft .NET Framework version 3.5 SP1
• SQL Server 2008 Express with SP1
• Microsoft Sync Framework Runtime v1.0 (x64)
• Microsoft Filter Pack 2.0
• Microsoft Chart Controls for the Microsoft .NET Framework 3.5
• Windows PowerShell 2.0
• SQL Server 2008 Native Client
• Microsoft SQL Server 2008 Analysis Services ADOMD.NET
• ADO.NET Data Services Update for .NET Framework 3.5 SP1
• A hotfix for the .NET Framework 3.5 SP1 that provides a method to support token authentication without transport security or message encryption in WCF.
• Windows Identity Foundation (WIF)

Te wymagania jak widać są dużo większe. Co więcej potrzebny nam jest odrobine bardziej doświadczony użytkownik-informatyk, aby poprawnie to wszystko zainstalować. I jeśli mamy do dyspozycji dodatkowy serwer, na którym możemy to zainstalować, to doskonale. Jeśli nie to wpierw musimy zabezpieczyć to co mamy, a potem rozpocząć bardzo ostrożne prace na istniejącym już środowisku. Na swoim blogu opisuję dokładniej samą instalację SharePoint Foundation, więc nie będę tu powtarzał tych kilkudziesięciu kroków, ale trzeba zwrócić uwagę na kolejność prac:

• Backup środowiska - jeśli już istnieje - na zewnętrzny nośnik!
• Instalacja (jeśli go nie ma) i aktualizacja środowiska serwerowego
• Instalacja Microsoft SharePoint 2010 Foundation (w angielskiej wersji językowej)
• Instalacja polskiego zestawu językowego
• Instalacja poprawek do samego SharePoint 2010 i do pakietu językowego
• Instalacja zestawu poprawek skumulowanych (CU1)

Dobrze jest poszczególne kroki, a zwłaszcza nazwy użytkowników i hasła zapisać na kartce, podczas instalacji - potem często się zapomina. W zakresie serwera bazy danych, można użyć albo SQL Server 2008 R2 w wersji Express (tutaj z dodatkiem Advanced Services i Management Studio), albo wykorzystać wbudowaną w SharePoint 2010 Foundation wersję SQL Server. Po instalacji pakietu należy dokonać aktualizacji systemu, uwzględniając poprawki do samego SQL Server. Proces ten nie powinien zająć więcej jak jeden roboczodzień, co dla niektórych może być ośmioma, a dla innych dwunastoma godzinami. W każdym razie potrzebny jest czas, spokój i cierpliwość.

Dodatkowo musimy skonfigurować współpracę z domeną (Active Directory), pocztą (Microsoft Exchange lub mail hostowany u dostawcy zewnętrznego), programem antywirusowym i wszystkim czego będziemy używali. Naszym ograniczeniem jest tutaj wielkość darmowej bazy danych - obsłuży ona maksymalnie 10 GB danych (łącznie). Tym co jest dla nas korzystne to fakt, że pakiet:

• Microsoft SharePoint 2010 Foundation (nasza "farma")
• Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Edition with Advanced Tools (nasza instancja)
• Microsoft SharePoint 2010 Designer (nasze narzędzie do zmiany wyglądu i funkcjonalności)
• Microsoft VisualStudio 2010 Express Edition (nasze narzędzie do głębszych zmian)
• Microsoft Search Server 2010 Express (nasze narzędzie do wyszukiwania)
• Microsoft Security Essential (nasz system antywirusowy do 10 stanowisk)

SĄ CAŁKOWICIE BEZPŁATNE!!!

SharePoint zdalny czy lokalny?

Decyzja nie jest prosta.

Albo mamy w budżecie rocznym pieniądze na opłaty abonamentowe za użytkowników, co przy dwudziestu pięciu użytkownikach zamyka się w kwocie mniejszej niż dziesięć tysięcy złotych, nie potrzebujemy bardzo zaawansowanego administratora (zawsze możemy na chwile zatrudnić konsultanta z firmy partnerskiej), decydujemy się na wypuszczenie tego środowiska i danych w nim przechowywanych do zewnętrznego centrum danych i wykorzystując cały pakiet pracujemy całkiem wydajnie, mając też oczywiście możliwości zarządzania, konserwacji i upiększania naszego środowiska, przy jednoczesnym ograniczeniu ilości danych. To ostatnie zresztą zawsze możemy zmienić, wykupując większy pakiet.

Albo mamy w budżecie rocznym inne pieniądze, a na pokładzie (lub w pobliżu) osobę, która wie o co chodzi i może dla nas takie wdrożenie i później utrzymanie przeprowadzić. Wówczas dajemy jej wolną rękę i zostawiamy na weekend z bitami, bajtami i instrukcją instalacji. Kosztuje to w większości wypadków mniej niż kwota roczna utrzymania Office 365 (cały czas mając na uwadze małą organizację, daje nam możliwość kontroli nad danymi, nad instalacją poprawkami (oczywiście zmuszając nad do myślenia o tym).

Wydaje mi się też, że brak u nas dokumentacji powdrożeniowej (chętnie czytane i przydatne Case Study) z zakresu wdrożeń jednego i drugiego produktu. O ile poprzednia wersja tej platformy już się w niektórych firmach zadomowiła - czy to w wersji małej (Windows SharePoint Services 3.0) czy dużej (Microsoft Office SharePoint Server 2007) i możemy się całkiem dużo dowiedzieć o tych instalacjach, o tyle z najnowszym środowiskiem tak łatwo nie jest. Ale tym bardziej zachęcam do spróbowania - obie wersje są w pewnym okresie darmowe, więc śmiało!

Przydatne linki

SharePoint Zdalny:

o Witryna Microsoft Office 365
o Opis SharePoint Online
o Plan dla małych firm
o Wersja próbna Office 365

SharePoint Lokalny:

o Microsoft SharePoint Foundation 2010
o Microsoft SharePoint Designer 2010
o Microsoft SQL Server 2008 R2 Express
o Microsoft Visual Studio 2010 Express
o Microsoft Security Essential

Autor: Tobiasz Janusz Koprowski (Anorak)

(MLS, SBS, MCP, MCSA, MCITP, MCT, MVP)

Lider społeczności ukierunkowany na SQL Server, SharePoint, bezpieczeństwo, pracę grupową oraz Change management, DR, BCM i SLA. Certyfikowany Trener Microsoft, Freelancer, konsultant. Prowadzi projekty audytorskie, konsultacje i wdrożenia w Polsce i za granicą. Lider wsparcia technicznego w Global IT Community Association, gdzie pełni też funkcję Vice-Chair na region EMEA. Członek m.in. Microsoft Terminology Community, Friends of RedGate, PASS Programm Committee oraz współtwórca SQL Azure PASS Virtual Chapter. Członek ISSA, ACM i kilkunastu społeczności na świecie. Od lipca 2010 posiadacz tytułu MVP. Aktualnie prezes Polskiej Grupy Użytkownków SQL Server. Od kilku lat organizator konferencji SQLDAY. Prelegent na spotkaniach grup i konferencjach. Prowadzi kilka blogów: IT Pro, ukierunkowany na SQL i SharePoint, blog o licencjonowaniu oraz kilka prywatnych blogów. W wolnym czasie dziennikarz i krytyk muzyczny, fotograf koncertowy i promotor.